Schluss mit Mental Load: digitale Familienorganisation mit Trello

An was ich wieder alles denken muss! Gerade sind wir in den letzten Zügen vor unserem Urlaub und da müssen wir planen wie die Weltmeister. Schon lange habe ich beschlossen, dass ich das nicht mehr alleine mache. Mich um das Reiseziel zu kümmern, Vorbereitungen zu treffen, zu packen und vor Ort die Unternehmungen zu organisieren ist so unglaublich viel Arbeit, die zusätzlich auf mich zukam. Ich arbeite vormittags, nachmittags betreuue ich die Kinder und nebenher musste ich dann noch den Urlaub planen. Kein Wunder, dass ich eine Woche vor den Ferien regelmäßig fix und fertig war.

Wenn Mama sich alleine kümmert

Seit ich mich mit Mental Load beschäftige, realisiere ich erst, was wir Mütter im Alltag alles regeln. Denn meist machen wir all die Kümmer- und Sorgearbeit für uns alle. Diese Arbeit ist unbezahlt und wird kaum gewertschätzt, denn sie ist unsichtbar. Bleiben wir bei unserem Urlaubsbeispiel: damit Luise auf dem Reiterhof Freude hat, frage ich vorher an, ob sie vor Ort Reitstunden nehmen kann. Anton wollte unbedingt wandern, ich packe die Wanderkarte ein und frage die Frau meines Cousins nach schönen Wanderzielen. Damit sich Jimmy nicht langweilt, schreibe ich „Fußball“ und „Kartenspiele“ auf die Packliste. Die wird sowieso von mir regelmäßig gewartet und überarbeitet und muss auch für diesen Urlaub auf Vordermann gebracht werden.

Zusammen planen mit Trello

So kommt es, dass es mir vor Familienurlauben regelrecht graut. Denn da kommt so viel Arbeit auf mich zu, dasss ich mich persönlich entspannter gefühlt hätte, wenn alle zuhause geblieben wären. Andererseits bringt so ein Urlaub viel Freude und Abwechslung: mal die Seele baumeln lassen, den Blick auf die Berge genießen, Zeit füreinander haben und Momente erschaffen, die wir nie vergessen – wir wollen das! Was ich aber nicht mehr will, ist dafür zu sorgen, dass es allen gut geht und dabei selbst am Stock zu gehen. Also planen wir nun gemeinsam. Mein Kanban-Board mit der Shop Floor-Methode habe ich dir hier bereits gezeigt. Das ist eine gute Möglichkeit, um analog zu planen. Heute stelle ich dir ein digitales Tool vor. Es nennt sich Trello, ist kostenlos und ihr könnt euch die App auf euer Smartphone laden, es synchronisieren und dann gemeinsam an euren „Projekten“ arbeiten.

Für mich ist es mittlerweile glasklar: Anton und ich sind ein Liebespaar und das wollen wir auch bleiben. Wir sind aber auch Eltern und haben einen komplexen Haushalt zu führen. Mischen wir unsere Rollen als Liebespaar, Eltern und Haushaltsaufseher, gibt es in allen Bereichen Ärger. Trennen wir die Funktionen, geraten wir vielleicht über unser Urlaubsprojekt in Streit, können uns aber abends wieder freundlich gegenübertreten, weil wir die Projekte auch als solche behandeln.

So funktioniert Trello

Trello funktioniert wie ein Projektmanagement-Tool. Ihr startet eine kostenlose Version und könnt nun verschiedene Boards erstellen. Stell dir ein Board wie einen Ordner in deinem persönlichen Regal vor. Ein Ordner kann „Familie“ heißen und den benutzt du mit deinem Partner zusammen. Du kannst auch einen Ordner mit privaten Zielen erstellen, auf den nur du Zugriff hast. Wir wenden uns nun aber dem Familien-Ordner zu. Wenn ihr dieses Board öffnet, seht ihr zunächst einmal eine leere Seite.

Auf diese erstellt ihr nun verschiedene Karten in den Kategorien, die ihr euch ausdenkt. Stellt euch Karten wie die einzelnen Register in einem Ordner in eurem Regal vor. Mögliche Kategorien könnten sein: Haushalt, Urlaub, Kinder, Finanzen, Termine, Anschaffungen, Einkaufen und andere Oberthemen, mit denen ihr euch beschäftigen müsst. Ihr könntet auch erst einmal unsere Einteilung übernehmen und dann weiter schauen, ob sie für euch Sinn machen. Organisationskonzepte müssen immer individuell sein und reifen mit der Zeit, bis sie richtig gut funktionieren. Hier auf diesem Board siehst du mal unsere Einteilung. Rechts oben kannst du auf das Plus-Zeichen gehen, ein Team erstellen und deinen Partner mit ins Boot holen. Er hat dann Zugriff auf alle Karten in diesem Board und arbeitet nun mit.

Einzelne Projekte erstellen: Küche putzen und Kindergeburtstag planen

Wenn du mal auf die Karte „Termine“ schaust, siehst du darunter Listen. Anfallende Termine wie eine Taufe oder ein Familienfest können dann auf diesen Listen organisiert werden. In der Karte rechts daneben siehst du unsere Kategorie „Haushalt“. Wenn wir mal dringend die Küche putzen oder den Keller aufräumen müssen, legen wir hier eine Liste mit den Erledigungen an. Auf der Liste „Küche putzen“ können wir dann beschreiben, um was es in diesem Projekt geht und bis wann es gemacht werden muss. In einer Checkliste sieht jeder, welches die einzelnen Schritte sind. Anton ist am Samstag langweilig und er ist in Putzstimmung? Dann könnte er ja mal die Fronten abwischen und diese Aufgabe auf der Checkliste abhaken.

Weil es in einer Familie mit drei Kindern so viel zu tun gibt, dass eine geputzte Küche Nebensache ist, könnt ihr die einzelnen Projekte mit Labels markieren. Küche putzen ist nicht dringend und nicht wichtig, der Kindergeburtstag, der nächste Woche ansteht, kann dagegen als dringend und wichtig markiert werden.

Beim Kindergeburtstag gibt es ähnlich viel zu tun wie bei einem Urlaub. Jede einzelne Aufgabe scheint ein Kinkerlitzchen zu sein, aber in der Summe ist es ein Mammutprojekt. Wir könnten es als nebensächlich abtun, aber für unseren Sohn wäre es ein großer Schmerz, würde er nicht stattfinden. Väter, die ihren beruflichen Projekten die höchste Priorität einräumen, sollten sich mal vorstellen, was es bedeutet, dem eigenen Kind zu sagen, dass der Kindergeburtstag ausfällt. Also wird das Projekt „Kindergeburtstag“ als genau so wichtig wie die Abschlussplanung in der Controlling-Abteilung eines mittelständischen Unternehmen betrachtet und ordentlich rangeklotzt.

Die Listen bearbeiten

Es könnte also bei euch in der Planung eine Karte mit der Kategorie „Geburtstage“ geben, in der dann Events wie Kindergeburtstag oder Opas 70. organisiert werden. Wer denkt an die Geschenke, wer schreibt Tante Inge eine Karte? In der Liste mit dem Titel „Kindergeburtstag“ könnt ihr Ideen und Rezepte für einen Kuchen sammeln und als Anhang hochladen, Besorgungslisten machen oder Spielideen reinschreiben. Übrigens könnt ihr in jeder Liste Kommentare notieren und so kommunizieren. Jeder, der seine Trello-App öffnet, sieht, was der andere kürzlich geschrieben hat. „Laura, wer macht sich Gedanken für ein paar Fußball-Spiele?“, schreibt Anton rein. Ich antworte: „Ich ruf den Nachbarn an, der ist Trainer und hat sicher Ideen.“

Ihr könnt einzelne Aufgaben terminieren, euch austauschen oder mit farbigen Labels markieren. Eine Idee wäre auch, die farbigen Labels einzelnen Personen zuzuordnen. Lila macht Laura, Dunkelgrün Anton. Rosa wird an Oma oder die Tante abgegeben.

Urlaub planen

Zurück zum Urlaub. In der Liste „Wanderurlaub Allgäu“ auf der Karte „Urlaube“ haben wir alles für die bevorstehenden Ferien geplant. Hier ist die Adresse angegeben, die wir vor der Abfahrt ins Navi eingeben können, wir haben beide Wanderungen und Schlecht-Wetter-Alternativen gegoogelt, haben eine Packliste zum Abhaken eingefügt (so können wir uns das Packen auch teilen) und ich habe Anton gebeten, sich um Reitunterricht zu kümmern (siehe den Kommentar, auf den Anton dann antworten kann)

Bedürfnisse der Kinder im Blick behalten

Wir haben übrigens auch eine Karte mit der Rubrik „Kinder“ und jedes Kind hat eine Liste. Sich um Kinder kümmern bedeutet nämlich nicht nur, zu schauen, dass sie etwas zu essen haben und genug schlafen, sondern dass es ihnen auch sonst gut geht. Luise würde so gerne Reitunterricht nehmen, darum sollte sich einer von uns beiden vor dem Herbst kümmern. Wo gibt es einen Hof und ist das überhaupt bezahlbar? Sie müsste in der nächsten Zeit mal zum Kinderarzt und hat neulich erwähnt, dass sie unbedingt noch einmal im alten Kindergarten vorbei schauen möchte. All das sind wichtige Bedürfnisse von ihr und wir Eltern möchten, dass es ihr gut geht. Weil ich nicht länger alleine die Sorgearbeit machen will und Anton genauso am Herzen liegt, dass es seiner Tochter gut geht, muss auch er ran an die Arbeit.

Probiers mal aus!

Nun könnte es sein, dass ich dich mit Trello überfordert habe. Vielleicht aber findest du die Idee, die Familie online zu organisieren, gar nicht so schlecht. Eine Mama unterwegs ins Büro kann in der S-Bahn schon einmal Kuchenideen für den Kindergeburtstag googeln (oder einfach einen Kuchen beim Bäcker bestellen / im Supermarkt kaufen) und der Papa überlegt sich in der Mittagspause in der Sonne ein paar Fußballspiele. Ihr könnt Einkaufslisten über Trello generieren, Besorgungen aufschreiben und habt viele To-Dos aus dem Kopf, die sonst Hirnkapazitäten verstopfen und unnötig stressen. Wer diesen digitalen Aufwand lächerlich findet, der war noch nie alleine für eine Familie zuständig und hat bei all den scheinbaren Kleinigkeiten einen Nervenkollaps erlitten. Auch wenn es zuerst einmal Arbeit bedeutet, die Familienorganisation analog oder digital in Angriff zu nehmen, so wird es euch auf die Dauer entlasten. Eine Mutter, die weiß, dass nicht alles an ihr hängt, wird garantiert entspannter und glücklicher sein. Ein Vater, der weiß, was seine Kinder gerade umtreibt und die Packliste für den Urlaub im Griff hat, hat einen ganz anderen Blick auf sein Leben. Er kann nämlich das Glück und die Zufriedenheit seiner Lieben aktiv mitgestalten und das tut richtig gut. Hier gehts zur kostenlosen App Trello.

Ich plane, Trello in umfassender Weise zu erklären und dir als Video zur Verfügung zu stellen. Sobald das läuft, sage ich dir Bescheid. Und nun mache ich mich mal ans Packen. Anton hat schon vorgelegt und die Kinderkleidung zusammengesucht.

Bleib fröhlich und unperfekt und machs dir leichter!

Deine Laura

Ps.: Patricia Cammarata vom Blog dasNuf befasst sich schon lange mit dem Thema Mental Load und hat viele Vorträge gehalten. In einem erklärt sie, wie sinnvoll Projektmanagement-Tools für Familien sind. Lies mal hier nach. Durch sie bin ich übrigens erst auf das Thema gekommen und mir gingen gleich mehrere Lichter auf!